Conservation des documents

Conservation des documents fiscaux

Quelle est la durée de conservation des archives en matière fiscale ?

Les délais de conservation des documents d'entreprise sont déterminés soit par la loi, soit en fonction des délais de prescriptions applicables et des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Différents délais peuvent être opposés aux entreprises.

1- Le délai de dix ans

Les documents et les pièces justificatives afférentes aux éléments de la comptabilité des commerçants doivent être conservés dix ans. Le délai de reprise de l'administration est de dix ans en cas d'omissions, d'erreurs ou d'insuffisance d'imposition dans le cas des droits d'enregistrement, de la taxe de publicité foncière, des droits de timbre et des taxes et redevances assimilées.

2- Le délai de six ans

En matière fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à partir de la date de la dernière opération mentionnée, ou de la date à laquelle le document a été établi.
Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est magnétique.

Il en est de même des pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à déduction en matière de taxes sur le chiffre d'affaires, des informations échangées entre les entreprises émettrices et réceptrices d'informations transmises par voie télématique dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique, la liste récapitulative séquentielle des messages reçus et émis et les anomalies éventuelles lors de la télétransmission des factures.

3- Le délai de cinq ans

Doivent être conservés par l'entreprise pour pouvoir être présentés à l'administration fiscale, les documents relatifs à son résultat fiscal des trois ou cinq dernières années, en cas de déficit antérieur imputé sur une de ces trois ou cinq dernières années ou en cas d'amortissements différés.

4- Le délai de trois ans

C'est le délai général de reprise de l'administration fiscale et le délai pendant lequel elle peut se faire communiquer :

• la documentation comptable (livres, registres...) établie sur support informatique,

• la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements informatiques.

Enfin, s'agissant de la taxe sur les salaires, en matière fiscale, le délai général de reprise est de trois ans. Conformément aux articles L143-5, R143-2 du code du travail et L243-12 du code de la sécurité sociale, le livre de paie doit être conservé pendant cinq ans à dater de sa clôture.

Conservation des documents généraux

Quelle est la durée de conservation des documents généraux selon leur nature ?

Assurances

Quittances et primes	Quittances, avis d'échéance, preuve du règlement ; courrier de résiliation et accusé de réception.	2 ans
Contrats d'assurance habitation et automobile	Le contrat doit être conservé tant qu'il n'est pas résilié. Les factures d'achat et de réparation des biens doivent également être conservés pendant toute la durée du contrat.	indéfinie
Dossier de sinistre	Les papiers (factures, expertises, certificats médicaux) doivent être conservés 10 ans après la fin de l'indemnisation, voire plus longtemps si des séquelles sont prévisibles.	10 ans
Assurance sur la vie et assurance décès	Les documents doivent pouvoir être retrouvés par les bénéficiaires.	indéfinie
Cotisation d'assurance vie	En cas de crédit d'impôt.	4 ans

Banque

Chèques à encaisser	Passé ce délai, la banque n'a pas à le payer.	1 an et 8 jours
Prêt à la consommation	A compter de la dernière échéance du crédit	2 ans
Relevé de compte, virement, virement, prélèvement, remise de chèque ou d'espèce, talons de chèque	Ce délai correspond à celui de l'action civile	5 ans

Attention : s'ils contiennent des informations sur des créances dont la nature fait courir une prescription plus longue, les talons de chèque et relevés de compte doivent être conservés plus longtemps.

Famille

Actes d'état civil (copies intégrales et extraits)	Les actes d'état civil sont valables en principe sans limitation de date. Toutefois, dans certains cas (en vue du mariage notamment), il doivent avoir été délivrés depuis moins de 3 mois ou 6 mois.	indéfinie
Avis de paiement des prestations familiales		2 ans
Jugement de divorce, jugement d'adoption	En cas de perte, une copie sera fournie par le tribunal.	indéfinie
Acte de reconnaissance d'un enfant	La mairie peut en délivrer une copie.	indéfinie
Mariage (contrat, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs)	En cas de perte du contrat de mariage, s'adresser au notaire qui l'a établi.	indéfinie
Livret de famille	En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.	indéfinie
Testament, succession		indéfinie

Logement

Factures d'électricité et de gaz		5 ans
Factures d'eau	4 ans si la distribution de l'eau est assurée par une personne publique, 2 ans s'il s'agit d'une entreprise privée.	4 ou 2 ans
Facture de téléphone		1 an
Factures liées aux travaux	Dépend de la nature des travaux.	10 ans ou 30 ans
Certificat de ramonage		1 an
Titre de propriété	Jusqu'à la revente	indéfinie
Charges de copropriété et correspondances avec le syndic		10 ans
Contrat de location	Pendant toute la durée de la location et les 5 années suivantes. L'état des lieux et la quittance de versement du dépôt de garantie doivent être conservés jusqu'au remboursement.	indéfinie
Inventaire du mobilier pour les locations meublées	Pendant toute la durée de la location.	indéfinie
Quittance de loyer		5 ans

Impôts et taxes

Impôt sur le revenu	A compter de l'année qui suit l'année d'imposition.Par exemple, la déclaration de revenus de 2007 est à conserver jusqu'à la fin 2010.	3 ans
Impôts locaux	Les avis d'impôts locaux doivent être conservés jusqu'à la fin de l'année au titre de laquelle l'imposition est due. Attention : depuis 2005, l'avis de redevance est commun avec l'avis de taxe d'habitation.	1 an
Redevance télévision	L'avis de redevance doit être conservé jusqu'à la fin de l'année au titre de laquelle l'imposition est due.	3 ans
Preuve du paiement des impôts		4 ans

Travail

Bulletin de salaire, contrat de travail, certificats de travail	Jusqu'à la liquidation de la retraite.	indéfinie
Pièces utiles pour réclamer le paiement (salaire, indemnité de licenciement)		5 an
Allocations chômage (paiement)	Les actions en paiement des allocation chômage se prescrivent au bout de 2 ans.	2 ans
Allocations chômage (restitution)	L'assédic dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer les sommes indûment versées.	3 ans

Santé

Remboursement d'assurance maladie et maternité	Les caisses disposent d'un délai de 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration).	2 ans
Versement d'indemnités journalières	Au minimum jusqu'à la liquidation des droits à retraite dans l'hypothèse où la validation de ces périodes n'aurait pas été faite.	variable
Remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux au titre d'un accident du travail	Il est préférable de conserver indéfiniment tous les documents, en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé de la victime.	indéfinie
Capital décès	L'avis doit être conservé 2 ans à compter du jour du décès.	2 ans
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé de l'enfant	Pour le carnet de santé : au moins pendant la minorité de l'enfant.	indéfinie
Certificats, examens médicaux, radiographies	Les documents doivent être conservés car ils peuvent être utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé.	indéfinie